In de zomer van 2020 heeft Wieringa Advocaten een offerteverzoek uitgestuurd naar diverse IT-leveranciers, met als doel vervanging van haar praktijkmanagementsysteem door flexibelere, cloudgebaseerde toepassingen.
Na het vergelijken en beoordelen van diverse leveranciers besloot Wieringa Advocaten om naar Custodian for Legal van Transform Data in combinatie met Legalsense over te stappen. Naast de mogelijkheid om veilig documenten en e-mails op te slaan en de essentiële DMS-functies zoals o.a versiebeheer, archivering, bewaartermijnen en uitgebreide gebruikerstoegang voor medewerkers en cliënten, was het ook van belang dat het eenvoudig in gebruik is en toegankelijk is vanuit Outlook, webbrowsers en mobiele apparaten.
Daarnaast was het uitermate belangrijk om te kunnen integreren met het praktijk managementsysteem Legalsense, dat gebruikt wordt als leidend financieel systeem voor bijvoorbeeld de tijdsregistraties en declaraties. Door gebruik te maken van Transform Data’s Qonnector, worden de systemen gekoppeld en wordt de data uitgewisseld, hierdoor hoeft informatie maar op één plek bijgehouden te worden. Zo worden cliënten en dossiers in het document management systeem automatisch aangemaakt én aangepast op basis van mutaties in Legalsense.
Omdat documenten uit het archief vaak veel kennis bevatten, was het wenselijk om aan de hand van zoekwoorden, meta-data of een combinatie van beide, documenten snel te kunnen vinden. Om tijd te sparen in het uitvoeren van zulke geavanceerde zoekopdrachten, heeft Wieringa gekozen om gebruik te maken van Qwickr als toevoeging op Custodian for Legal.
Ten slotte moesten er grote hoeveelheden data uit het bestaande systeem én de voorganger daarvan overgezet worden naar de nieuwe omgeving. Het uiteindelijke doel is namelijk dat alle informatie binnen het Microsoft 365 platform wordt opgeslagen. Daarom was het wel een noodzaak om met een partij te werken die ervaring heeft met migraties van deze omvang.
Transform Data heeft de migratie nauwkeurig gepland zodat de transitie goed zal verlopen voor de eindgebruikers en de IT-afdeling. Het project is inmiddels gestart en zal deze zomer worden afgerond.
Over Wieringa Advocaten
Wieringa is één van de oudste advocatenkantoren van Amsterdam. Altijd op eigen kracht gegroeid, staan wij al meer dan 60 jaar bedrijven, (overheids)instellingen en particulieren bij in hun juridische handel en wandel. Voor dienstverlening over de grenzen werken we binnen onze netwerken nauw samen met advocatenkantoren in Europa en de rest van de wereld. Kwaliteit, snelheid en maatwerk zijn typerend voor onze werkwijze.
Internationaal georiënteerd, maar met een stevige fundering in de Nederlandse bodem. Ons kantoor kenmerkt zich door de korte lijnen. Bij Wieringa weet u altijd wie er voor u werkt en zijn de advocaten makkelijk en direct benaderbaar. Onze omvang brengt mee dat we u persoonlijk kennen, maar toch met voldoende mensen zijn om snel veel werk te kunnen verzetten en vrijwel alle juridische specialismen te kunnen inzetten.
Over Transform Data International
Transform Data International is de Europese partner voor het leveren van de Repstor software en het Neota Logic Platform. Transform Data heeft een sterke focus op advocatenkantoren, juridische afdelingen en professionele dienstverlenende organisaties zoals private capital, investment banking, accountants- en adviesbureaus. Door onze partnerschappen zijn we in staat om klanten in verschillende industrieën op wereldwijde schaal van dienst te zijn.
Ons doel is het transformeren van bedrijfsactiviteiten door het digitaliseren van processen en het verbeteren van de efficiëntie. Onze projectaanpak en focus op acceptatie door eindgebruikers maximaliseert succes. Wij adviseren, implementeren en onderhouden.